La Guía de administración de Croo está dividida en 12 capítulos y también incluye un glosario de términos utilizados en la guía con los que quizás no esté familiarizado. No dude en navegar a otro capítulo de la guía utilizando los enlaces a continuación.

1. Acceso al portal web de administración
   
2. Guía rápida de tareas comunes
3. Trabajar con llamadas activas
4. Trabajando con usuarias
5. Trabajar con conferencias
6. Trabajar con operadoras automáticas
7. Trabajar con colas de llamadas
8. Trabajar con marcos de tiempo
9. Trabajar con música en espera
10. Trabajar con inventario
11. Ver el historial de llamadas
12. Llevar un teléfono a casa
13. Glosario de términos

6. Trabajar con operadoras automáticas

Mostrando la página de operadoras automáticas

Todas las tareas de la operadora automática se realizan desde la página Operadoras automáticas. Para mostrar esta página, haga clic en Auto

Acomodadoras icono en la barra de menú:

La siguiente figura muestra un ejemplo de la página Operadoras automáticas. La El botón en la parte superior derecha de la página actualiza la información de la página.

Agregar operadoras automáticas

El siguiente procedimiento describe cómo agregar asistentes automáticos.

1. Desde la página Operadoras automáticas, haga clic en el botón Agregar operadora. Aparece la ventana emergente Agregar una operadora automática.
   
   
2. Complete los campos (consulte la Tabla ‎ 6-1 a continuación).
3. Haga clic en Continuar.
4. Complete los campos (consulte la Tabla ‎ 6-2 más abajo).
5. Clic en Guardar.

Tabla 6-1. Agregar/Editar una operadora automática (Página 1)

Se considera una buena práctica utilizar plazos predeterminados o siempre para los asistentes automáticos. De lo contrario, deberá asegurarse cuidadosamente de que los plazos sean coherentes en todo el flujo de llamadas. El enrutamiento a una operadora automática con un período de tiempo inactivo/diferente resultará en una llamada fallida.

Esto es aplicable en los siguientes escenarios:

1. Envío de llamadas desde un usuario de enrutamiento con múltiples períodos de tiempo a diferentes operadoras automáticas
2. Encadenar/vincular múltiples operadores automáticos
   

Precaución: Una vez que se elimina un período de tiempo, no volverá a la configuración predeterminada. Se deben establecer plazos para funcionar. Recuerde agregar un período de tiempo después de eliminar uno.

Tabla 6-2. Agregar/Editar una operadora automática (Página 2)

Grabación de saludos de introducción y mensajes de menú

Cada operador automático puede tener un saludo introductorio opcional que se reproduce cuando se dirige una llamada al operador automático seguido del mensaje del menú. Un ejemplo de saludo introductorio podría ser:

 "Gracias por llamar a Acme Corporation. Se comunicó con nosotros fuera del horario comercial normal".

Un mensaje de menú podría ser:

“ Presione 1 para ventas, presione 2 para marketing o presione 0 para asistencia del operador. ” 

Separar los saludos de introducción de las indicaciones del menú le permite cambiar los saludos para los días festivos o las horas nocturnas, por ejemplo, sin tener que volver a grabar el mensaje completo.

Para grabar un saludo de introducción:

1. Desde la página Operadores automáticos, haga clic en el icono junto a Saludos de introducción. Aparecerá una ventana emergente Administrar saludos.
2. Desde esta ventana emergente:
   
   1. Para reproducir un saludo, haga clic en el icono.
   2. Para cargar un nuevo saludo, coloque el cursor sobre él y luego haga clic en el ícono en el lado derecho de la fila.
      Para un nuevo saludo, haga clic en Cargar. Haga clic en el botón Examinar, navegue hasta el archivo MP3 o WAV que desea usar para su saludo, haga clic en el archivo y haga clic en Abrir. Haga clic en Cargar.
   3. Para grabar un nuevo saludo, coloque el cursor sobre él y luego haga clic en el icono en el lado derecho de la fila. Para un nuevo saludo, haga clic en Grabar. En el campo Llámame al, ingresa el número al que llamar (ya sea una extensión o un número de teléfono como tu teléfono celular) y haz clic en Llamar. Se llamará a su teléfono. Cuando se le indique, grabe el nuevo saludo y luego presione # cuando termine la grabación.
   4. Para eliminar una grabación, coloque el cursor sobre ella y luego haga clic en el icono de eliminar en el extremo derecho de la fila. Cuando se le solicite confirmación, haga clic en Sí para eliminar la grabación o en No para conservarla.
3.  Cuando termine, haga clic en Agregar saludo y luego en Listo.

Para grabar un mensaje de menú:

1. Desde la página Operadoras automáticas, en Mensaje de menú, haga clic en el campo Haga clic para agregar un nuevo mensaje de menú o haga clic en el icono al lado del campo. Cualquiera de los pasos muestra una ventana emergente Administrar audio.
2. Complete los campos (consulte la Tabla ‎ 6-3 a continuación).
3. Haga clic en Guardar en la ventana emergente Administrar audio.

Tabla ‎ 6-3. Administrar la configuración de audio

Edición de operadoras automáticas

Puede haber ocasiones en las que necesites editar los asistentes automáticos.

1. Desde la página Operadoras automáticas, ya sea:
   – Haga clic en un nombre
   O
   – Pase el cursor sobre un nombre y luego haga clic en el icono en el extremo derecho de la página Operadores automáticos.
   Cualquiera de los pasos muestra una ventana emergente.
2. Complete los campos (consulte la Tabla ‎ 6-2 más arriba).
3. Clic en Guardar.

Eliminar operadoras automáticas

Si ya no necesita un operador automático, puede eliminarlo del sistema.

1. Desde la página Operadores automáticos, coloque el cursor sobre el operador automático y luego haga clic en el icono en el extremo derecho de la fila. Aparece un mensaje de confirmación.
2. Haga clic en Sí para eliminar la operadora automática o en No para conservarla.

Mejores prácticas de operador automático

Al configurar su asistente automático, observe las siguientes mejores prácticas:

❑ Considere a sus interlocutores. ¿Saben con quién quieren hablar o qué función necesitan (atención al cliente, ventas, etc.)? Tener en cuenta a las personas que llaman le ayudará a determinar cómo configurar su operador automático.

Nota: Si desea cambiar el orden de clasificación del directorio de APELLIDO a PRIMER NOMBRE, puede utilizar la configuración de interfaz de usuario 'PORTAL_USERS_DIR_MATCH_FIRSTNAME'. Para obtener más información, consulte nuestra Configuraciones de interfaz de usuario: Artículo de operadora automática.

❑Si las personas que llaman saben con quién quieren hablar, ayúdelos brindándoles opciones como:

• “Marque la extensión de su grupo en cualquier momento.”
• “Presione x para acceder a un directorio de marcación por nombre. ”
• “Presione x para ver la primera persona/correo de voz general disponible. ”
• Presione 1 para Bob, 2 para Susan”, y así sucesivamente. Sin embargo, este enfoque no se adapta bien

❑ Si las personas que llaman no conocen a una persona específica pero necesitan una función, brinde opciones como:

• “Presione x para acceder a un directorio de marcación por nombre. ”
• “Para ventas, presione 1. ”
• “Para servicio al cliente, presione 2. ”
• “Para contabilidad, presione 3. ”

Nota: Trate de que los saludos sean breves. No inunde a quienes llaman con demasiada información (horarios, direcciones, números de fax). En su lugar, coloque esa información en la opción "reproducir mensaje".