La Guía de administración de Croo está dividida en 12 capítulos y también incluye un glosario de términos utilizados en la guía con los que quizás no esté familiarizado. No dude en navegar a otro capítulo de la guía utilizando los enlaces a continuación.

1. Acceso al portal web de administración
   
2. Guía rápida de tareas comunes
3. Trabajar con llamadas activas
4. Trabajando con usuarias
5. Trabajar con conferencias
6. Trabajar con operadoras automáticas
7. Trabajar con colas de llamadas
8. Trabajar con marcos de tiempo
9. Trabajar con música en espera
10. Trabajar con inventario
11. Ver el historial de llamadas
12. Llevar un teléfono a casa
13. Glosario de término
    

Visualización de la página de usuarios.

Todas las tareas de usuario se realizan desde la página Usuarios. Para mostrar esta página, haga clic en el icono Usuarios en la barra de menú:

La siguiente figura muestra un ejemplo de la página Usuarios.

Un campo de búsqueda en la parte superior izquierda de la página le permite buscar usuarios ingresando su nombre, extensión o departamento y luego haciendo clic en el ícono de la lupa:

Para ordenar los usuarios por nombre, extensión o departamento, haga clic en el encabezado de una columna azul. La flecha al lado del encabezado de la columna muestra si los elementos están ordenados en orden ascendente (flecha hacia arriba) o descendente (flecha hacia abajo).

La  El botón en la parte superior derecha de la página actualiza la información de la página.

La parte inferior izquierda de la página tiene controles para mostrar la página anterior o siguiente. La parte inferior derecha tiene controles para ocultar los usuarios del sistema y seleccionar la cantidad de usuarios que se muestran por página.

Agregar usuarios

1. Desde la página Usuarios, haga clic en el botón Agregar usuario. Aparece una ventana emergente Agregar un usuario similar a la siguiente. (Las opciones en su ventana pueden diferir de las que se muestran a continuación).
   
2. Complete los campos (ver Tabla ‎ 4-1).
3. Haga clic en Agregar usuario.

 Tabla 4-1. Agregar/editar un usuario

Editar usuarios

Puede haber ocasiones en las que necesites editar usuarios. Por ejemplo, es posible que necesite cambiar nombres, contraseñas, reglas de respuesta, correo de voz o configuración del teléfono.

1. Desde la página Usuarios, ya sea:
   – Haga clic en un nombre
   O
   – Pase el cursor sobre un nombre de usuario, haga clic en en el extremo derecho de la página Usuarios y luego haga clic en Perfil. Por ejemplo:

Configurar el perfil de usuario

Para configurar el perfil para el usuario seleccionado, complete los campos en la pestaña Perfil y luego haga clic en Guardar.

Nota: Las opciones en su pestaña pueden ser diferentes a las que se muestran a continuación.

Configurar reglas de respuesta del usuario

Las reglas de respuesta definen cómo se manejan las llamadas a esta extensión. Para configurar reglas de respuesta para el usuario seleccionado:

1. En la página Usuarios, haga clic en la pestaña Reglas de respuesta. Aparece una página similar a la siguiente.

1. Utilice laAnillo  lista desplegable Timbrar a para seleccionar la cantidad máxima de segundos que suenan las llamadas entrantes para este usuario antes de que el sistema enrute la llamada al correo de voz del usuario o la opción Reenviar si no hay respuesta, si está configurada.
2. Desde esta página podrás:
   – Permitir o bloquear llamadas para esta usuaria.
   – Agregar reglas de respuesta para esta usuario.
   – Cambie la regla activa para este usuario.
   – Editar reglas de respuesta para esta usuario.
   –Eliminar reglas de respuesta para esta usuario.

Permitir o bloquear llamadas

Para permitir o bloquear llamadas para esta usuario:

1. Haga clic en el botón Permitir/Bloquear. Aparece la ventana emergente Permitir/Bloquear
   
2. Se omiten las llamadas de números permitidos selección de llamada y servidora  lado No molestar(no teléfono DND). Para permitir números para este usuario, ingrese un número en el campo Ingresar un número debajo de NÚMEROS PERMITIDOS y luego haga clic en el signo más al lado de este campo. Repita este paso para cada número adicional que desee permitir para este usuario.
3. Las llamadas de números bloqueados reciben un mensaje rápido de ocupado o de número desconectado. Para bloquear números para este usuario, ingrese un número en el campo Ingresar un número debajo de NÚMEROS BLOQUEADOS y luego haga clic en el signo más al lado de este campo. Repita este paso para cada número adicional que desee bloquear para este usuario.
4. Para bloquear números anónimos o desconocidos, marque Bloquear anónimos o desconocidos.
5. Haga clic hech

Agregar reglas de respuesta

Agregar reglas de respuesta adicionales le permite especificar reglas de respuesta de llamadas alternativas en un período de tiempo diferente (por ejemplo, manejar llamadas de manera diferente en un fin de semana que en un día laborable). Para agregar una regla de respuesta para este usuario:

1. Haga clic en el botón Agregar regla. Aparece la ventana emergente Agregar una regla de respuesta.
   
2. Complete la configuración en la ventana emergente Agregar una regla de respuesta.

Tabla 4-2. Agregar/editar reglas de respuesta

Tabla 4-3. Selecciones de desvío de llamadas

1. Clic en Guardar.
2. Repita este procedimiento para agregar reglas de respuesta para este usuario.

Cambiar la regla de respuesta activa

Puede definir varias reglas de respuesta, pero solo una regla puede estar activa a la vez. La regla activa es la primera regla con un período de tiempo coincidente. Las mejores prácticas dictan que usted ordene las reglas de respuesta según su grado de especificidad, con los plazos más específicos (por ejemplo, días festivos) en la parte superior.

Supongamos que hoy es lunes 4 de julio. En este ejemplo, los períodos de vacaciones y de apertura podrían coincidir con las condiciones de fecha y hora del 4 de julio. Sin embargo, si los días festivos son la primera regla, se convierten en la regla activa. Pero si Abrir es la primera regla, Abrir se convierte en la regla activa.

Para especificar una regla distinta de la superior como regla activa:

1. En la pestaña Reglas de respuesta, busque la regla que desea designar como regla activa.
2. En el lado izquierdo de la pestaña Reglas de respuesta, coloque el mouse sobre las flechas arriba/abajo para esa regla (el puntero cambia a una flecha de 4 puntas).
   
3. Mantenga presionado el botón del mouse, arrastre la regla a la fila superior y luego suelte el botón del mouse. Un mensaje le indica que se han cambiado las prioridades de las reglas de respuesta y le solicita que haga clic en Guardar.
   
4. Clic en Guardar. La designación Activo aparece junto al período de tiempo superior.

Editar reglas de respuesta

Para editar una regla de respuesta para esta usuario:

1.  En la pestaña Reglas de respuesta, coloque el cursor sobre la regla de respuesta y luego haga clic en elicono en el extremo derecho de la fila.
   La regla de edición de respuestas  Aparece una ventana emergente.
   
2. Cambie la regla, según corresponda. Para obtener ayuda, consulte la Tabla 4-2.
3. Clic en Guardar.

Eliminar reglas de respuesta

Si ya no necesita una regla de respuesta para un usuario, puede eliminarla. Puede eliminar cualquier regla de respuesta, excepto la regla predeterminada.

1. En la pestaña Reglas de respuesta, coloque el cursor sobre la regla de respuesta y luego haga clic en el icono en el extremo derecho de la fila.
   Aparece un mensaje de confirmación.
2. Haga clic en Sí para eliminar la regla o en No para conservarla.

Configurar el correo de voz del usuario

Para configurar el correo de voz para la usuario seleccionada:

1. Desde la página Usuarios, haga clic en la pestaña Correo de voz. Aparece una página similar a la siguiente.
   
2. Complete la configuración en la pestaña Correo de voz.
3. Haga clic en Guardar.

Tabla 4-4. Configuración del correo de voz

Configurar teléfonos

Para asociar teléfonos con el usuario seleccionado:

1. Desde la página Usuarios, haga clic en la pestaña Teléfonos. Aparece una página similar a la siguiente.

Asociación de teléfonos con esta usuaria.

Para asociar teléfonos con esta usuaria:

1. Haga clic en el botón Agregar teléfono. Aparece la ventana emergente Agregar un teléfono.
   
2. Complete la configuración en la ventana emergente Agregar un teléfono.
3. Haga clic en Agregar.
4. Repita este procedimiento para asociar teléfonos adicionales con este usuario.
5. Después de configurar todos los teléfonos, reinícielos para aplicar esta configuración.

Cuadro 4-5. Agregar/Editar teléfonos

Editar teléfonos

Para editar un teléfono asociado con esta usuario:

1. Desde la pestaña Teléfonos, puede:
   –Haga clic en un nombre
   O
   – Pase el cursor sobre un nombre y luego haga clic en icono en el extremo derecho de la página. Por ejemplo:
   Cualquiera de los pasos muestra la ventana emergente Editar teléfono.
   
2. Cambie la configuración del teléfono, según corresponda. Para obtener ayuda, consulte la Tabla 4-5.
3. Clic en Guardar.

Eliminar teléfonos

Si ya no necesita un teléfono asociado con este usuario, puede eliminarlo.

1. En la pestaña Teléfonos, coloque el cursor sobre el teléfono y luego haga clic en elicono en el extremo derecho de la fila. Aparece un mensaje de confirmación.
2. Haga clic en Sí para eliminar el teléfono o en No para conservarlo.

Importando usuarios

Una forma rápida de agregar usuarios al sistema es importándolos. El sistema acepta usuarios en formato de valores separados por comas (CSV). Como parte de este procedimiento, puede descargar una plantilla con formato CSV que se puede abrir con Microsoft Excel, completar la plantilla con usuarios y luego importarla.

1. Desde la página Usuarios, haga clic en el botón Importar. Aparece la ventana emergente Importar usuarios.
   
2. Para descargar una plantilla que puede completar e importar al sistema:
3. Haga clic en el botón Descargar plantilla.
4. Guarde la plantilla en un área a la que pueda acceder.
5. Abra la plantilla, rellénela con usuarios y luego guárdela.
6. Haga clic en el botón Examinar, navegue hasta la ubicación donde se encuentra el archivo que contiene los usuarios que se van a importar, haga clic en el archivo y luego haga clic en Abrir.
7. Haga clic en Cargar. El sistema muestra una vista previa de los datos a importar y permite editar los valores si es necesario.

Eliminar usuarios

Si ya no necesita un usuario, puede eliminarlo del sistema.

1. Desde la página Usuarios, coloque el cursor sobre el usuario y luego haga clic en el icono en el extremo derecho de la fila. Aparece un mensaje de confirmación.
2. Haga clic en Sí para eliminar la usuario o No para retenerlo.

Configuración de usuario avanzada

La configuración de usuario avanzada solo está disponible para los ámbitos de usuario revendedor, administrador de oficina y supervisor del centro de llamadas.

La pestaña 'Avanzado' dentro de la configuración de un usuario permite lo siguiente:

• Verificar el estado del usuario
• Restablecer el usuario (restablecer el usuario a la configuración predeterminada)
• Ver las direcciones de correo electrónico del usuario
• Enviar al usuario un correo electrónico de bienvenida (incluye un enlace para configurar la contraseña y el PIN del correo de voz)
• Enviar una solicitud de restablecimiento de contraseña para su propio usuario

Nota: Cuando vea a otro usuario que no sea usted, la sección "Seguridad de la cuenta" que se muestra arriba no estará disponible.Sólo podrá ver esta sección cuando visualice su propia configuración de Usuario

.

Configurar y restablecer el acceso a la cuenta

La pestaña "Avanzado" es útil al configurar nuevos usuarios y enviarles el correo electrónico de "Bienvenida" para que el usuario pueda configurar sus credenciales e iniciar sesión por primera vez.

Una vez seleccionado, se envía un correo electrónico de bienvenida al usuario seleccionado que incluye la siguiente información:

• Iniciar sesión Nombre de usuario
• Número de extensión
• Número de teléfono
• Botón y enlace para crear o restablecer las credenciales de la cuenta (el enlace caducará después de 24 horas)

Además, si un usuario no puede iniciar sesión debido a una contraseña incorrecta, un usuario que tenga acceso a la Configuración avanzada de usuario puede enviar un nuevo correo electrónico de bienvenida, que permitirá al usuario seleccionado obtener acceso nuevamente.